Benefit Systems
Opening campaigns and a production system for 300+ clubs
- 1,600
- Briefów w ostatnich 12 miesiącach
- 300+
- Wspieranych Klubów
- 850+
- Materiałów Miesięcznie
Benefit Systems prowadzi ponad 300 klubów fitness w Polsce, największą sieć w kraju, i stale otwiera kolejne. Od 2019 roku prowadzimy produkcję komunikacji wizualnej, która stoi za tymi otwarciami i kampaniami: key visuale i pełne zestawy materiałów, od siatek na budynkach po ekrany cyfrowe, oddawane w stałym rytmie. W ostatnich dwunastu miesiącach było to około 1600 briefów od mniej więcej trzydziestu osób po stronie klienta.
Kampania otwarcia w kontekście
Problem
Otwarcie klubu to data, która się nie przesuwa, a za nią stoi długi łańcuch druku i montażu: materiały muszą być gotowe dwa i pół miesiąca przed otwarciem drzwi. Ponad piętnastu project managerów prowadzi otwarcia równolegle. Przy briefach pisanych ad hoc i osobnej koordynacji każdego projektu oznaczało to gonienie statusów, zdublowane uwagi i pliki spóźnione na tyle, że zagrażały otwarciu.
Za co wzięliśmy odpowiedzialność
Cały system produkcji stojący za otwarciami i kampaniami: uporządkowany intake, stała checklista zasobów dla każdego otwarcia, ramy key visuali i pliki gotowe do produkcji 2,5 miesiąca przed otwarciem drzwi.
Które kompetencje pracowały
- Strategia i design
- Jedna logika key visuala dopasowywana do lokalizacji i formatu: zablokowana struktura marki, zmienna lokalna ekspresja.
- Produkty cyfrowe
- Landing pages na otwarcia nowych klubów i usługi klubowe.
- Creative delivery
- Stały kalendarz produkcji: każdy PM widzi ten sam pipeline, każdy zasób ma datowaną bramkę decyzji.
- AI elevation
- Multiplikacja formatów: jeden zaakceptowany master rozchodzi się na pełny pakiet mediów.
Decyzje
Diagnoza (krok 01) wskazała źródło opóźnień: nieuporządkowane briefy i niejasną odpowiedzialność za akceptacje. W kroku 02 każde otwarcie stało się stałą listą materiałów z terminami liczonymi wstecz od dnia otwarcia. W kroku 03 zbudowaliśmy system layoutów: jedną logikę key visuala adaptowaną do każdej lokalizacji i formatu. Dostawy (krok 06) idą według wspólnego kalendarza produkcji, więc każdy project manager widzi tę samą kolejkę, a każdy plik ma datę decyzji.
Jak to dowieźliśmy
Każde otwarcie dostaje własny key visual w stałej ramie: struktura marki zostaje, zmienia się lokalna ekspresja. Dzięki liście kontrolnej nowy klub wchodzi do produkcji jako konfiguracja, a nie projekt od zera. AI pomaga mnożyć formaty: jeden zatwierdzony master staje się pełnym zestawem materiałów.
Realizacje
Narzędzia, z których zespół korzysta sam
Wklejasz link, a plakat A4 do druku składa się sam: wektorowy kod QR w kolorach wybranej sieci, pięć marek z jednego szablonu.
Jeden cennik, pięć sieci, pion albo poziom. Ceny są edytowalne, a łączny koszt zobowiązania przelicza się sam.
Key visuale otwarć
Wdrożone: landingi i panel dostaw
Jeden klip otwarcia, każdy klub i każda marka grupy
Kampania Akademii w ruchu
Poza otwarciami: bandy LED
Naklejki i tatuaże na wydarzenie
Dalej: landing otwarcia jako szablon
"Data otwarcia nigdy się nie przesuwa. System dba o to, żeby zasoby też nie.
Rezultat
System produkcji, który utrzymuje termin dwóch i pół miesiąca przy równoległych otwarciach, w tempie około 130 briefów i ponad 850 plików miesięcznie. Ponad 300 klubów i ponad piętnastu project managerów obsługiwanych z jednej kolejki zamiast piętnastu skrzynek, we współpracy trwającej od 2019 roku.
Refleksja
Klient kupuje tu niezawodność. Kiedy otwarcia idą równolegle, sposób przepływu pracy liczy się tak samo jak projekt, bo to on utrzymuje jakość przy takim wolumenie.
Komunikacja jest płynna, a ich zaangażowanie w jakość przekłada się bezpośrednio na nasze wyniki biznesowe.
Magdalena RodakMarketing Director · Benefit Systems
